L’organisation des collections en Bibliothèques et Archives repose souvent sur des systèmes de classification rigides ou des plans de classement qui peuvent devenir déséquilibrés. Certaines classes ou fonds sont saturés tandis que d’autres sont sous-exploités. Ce document propose une approche innovante basée sur le nombre d’or (φ ≈ 1,618), une proportion largement observée dans la nature et l’art. Appliquer cette proportion à la gestion documentaire pourrait permettre une structuration des collections de manière harmonieuse et intuitive.
Ce modèle s’adresse aux professionnels de la documentation et des archives et peut être adopté partout et en tout contexte documentaire quel que soit la nature de la collection (analogique ou numérique).
1. Nombre d’or : définition et contexte
Le nombre d’or Phi (φ) , du nom de la vingt-et-unième lettre de l’alphabet grec, est défini par la relation suivante :
φ = (1 + √5) / 2 ≈ 1,618
C’est une proportion mathématique qui se manifeste de façon récurrente dans la nature, l’art et l’architecture. On l’observe naturellement dans la disposition des pétales de fleurs, la spirale des coquilles de nautiles entre autres.
En documentation, cette proportion pourrait offrir une méthode harmonieuse pour structurer et répartir les collections, en assurant un équilibre naturel entre documents essentiels et secondaires.
2. Application du modèle à des collections existantes
Il s’agit de collections déjà établies dans des structures documentaires déjà fonctionnelles et qui peuvent donc avoir une volumétrie documentaire plus ou moins grande. La démarche sera dans ce cas de rationnaliser la répartition des documents dans les espaces de rangement, avec la plus-value de pouvoir effectuer, en même temps, un récolement général et un désherbage qui lui est corollaire, deux operations techniques toujours nécessaires.
En situation d’acquisition ou de collecte, pouvoir déjà procéder à une sélection/évaluation rationalisée qui met en exergue des ressources importantes du fait de leur domaine et/ou de leur contexte de création et de provenance. Faire une dichotomie entre documents majeurs/essentiels et documents secondaires et bâtir l’organisation des collections en fonction de cela.
En termes d’accès interne (rangement physique) et externe (clusterisation de catalogue en ligne), la priorité de visibilité sera donnée aux majeurs et aux essentiels
2.1. Organisation des collections en Bibliothèque
L’application du nombre d’or permet, quantitativement, de répartir idéalement les documents majeurs et secondaires :
– Pour une collection de 1000 documents par exemple:
– 618 (62%) documents prioritaires, soit 1000/1,618
– 382 (38%) documents secondaires, soit 1000-618
Cela optimise la visibilité des documents estampillés prioritaires tout en maintenant la diversité.
Pour évaluer l’importance d’un sujet ou d’un thème, l’analyse des statistiques de prêt (en mesurant le nombre d’emprunts des ouvrages liés à ce domaine) constitue un indicateur pertinent. Cette méthode permet de quantifier l’intérêt des usagers et s’adapte au degré de spécialisation de la bibliothèque, assurant ainsi une gestion documentaire en phase avec les besoins et attentes du public.
Cette analyse fine des usages et des thématiques dominantes ouvre naturellement la voie à une réflexion plus large sur la structuration globale des collections, où les systèmes de classification jouent un rôle clé dans l’organisation et la hiérarchisation des savoirs.
Classification systématique : Dewey, CDU, Colon…
L’approche φ peut aussi restructurer les systèmes de classification bibliothéconomiques pour répartir les indices et éviter les concentrations thématiquement déséquilibrées. Les classes principales reçoivent 62% des indices, tandis que les classes secondaires en reçoivent 38%. L’application à la classification – qu’il s’agisse du système Dewey, de la Classification Décimale Universelle (CDU) ou du système à facettes de Ranganathan (Colon) – ne se réduit donc pas à une simple division des indices. Elle s’inscrit comme une démarche visant à rééquilibrer l’ensemble des savoirs en répartissant les ressources et les thématiques de manière fluide et naturelle. En structurant 62% des indices autour des grandes disciplines ou thématiques dominantes et en allouant 38% aux champs spécialisés ou émergents, cette méthode permet d’éviter les déséquilibres chroniques où certaines classes (par exemple, les 300 – Sciences sociales) deviennent saturées tandis que d’autres restent sous-développées, en bibliothèque universitaire notamment. Cette répartition favorise la valorisation des domaines essentiels tout en garantissant une représentation des champs annexes ou interdisciplinaires. Cette approche permet non seulement de structurer les collections physiques, mais aussi de réorganiser les catalogues numériques pour refléter une hiérarchie intuitive. Par exemple, lors de la construction d’un plan de développement des collections, on peut privilégier des acquisitions qui respectent cette logique proportionnelle, assurant ainsi une croissance harmonieuse du fonds documentaire. L’utilisation de φ dans la classification ne remplace pas les cadres rigoureux existants, mais les complète en instaurant une dynamique de gestion continue et évolutive qui reflète l’évolution des besoins des usagers et des tendances du savoir.
2.2. Application archivistique : plan de classement et traitement des fonds
Le modèle s’applique aux niveaux hiérarchiques des archives : fonds, sous-fonds, séries, sous-séries, dossiers, pièces.
Pour chaque niveau, le φ guide la répartition des ressources. Par exemple :
– sur 10 fonds archivistiques : 6 fonds essentiels, 4 fonds secondaires et ainsi de suite quel que soit le niveau concerné qui suit (structure gigogne des collections archivistiques).
Chaque niveau suit cette logique, assurant une organisation équilibrée et cohérente. Les fonds concernés verront, patr exemple, leur épi de rangement bien mieux accessible que ceux considérés comme mineurs en importance et valeur.
L’application dans l’organisation des archives ne se limite pas à une simple répartition mathématique, mais s’inscrit comme une méthode vivante qui épouse la complexité et l’évolution constante des fonds archivistiques. Chaque niveau hiérarchique (fonds, sous-fonds, séries, sous-séries, dossiers et pièces) peut bénéficier de cette approche, permettant une structuration harmonieuse et intuitive. En attribuant 62% des ressources ou des efforts de traitement aux fonds ou séries essentiels et 38% aux éléments secondaires, on favorise une priorisation naturelle qui reflète l’importance relative de chaque partie du patrimoine archivistique. Cette logique s’applique aussi bien lors du classement initial que dans le cadre du traitement d’arriéré (backlog), où les ressources limitées imposent des choix stratégiques comme cela sera développé plus loin dans ce billet.
Physiquement, cette proportion peut donc guider l’agencement des rayonnages ou la conception d’inventaires numériques et autres instruments de recherche, en mettant en avant les éléments structurants et en reléguant les documents de moindre importance dans des sections secondaires.
En s’alignant sur les normes ISAD(G), cette approche contribue à un équilibre entre la description exhaustive des fonds majeurs et la gestion simplifiée des fonds complémentaires. Plus qu’une simple méthode d’organisation, l’usage de φ offre ainsi aux archives une autre façon de raconter leur histoire, en révélant clairement les niveaux de priorité tout en valorisant l’ensemble du patrimoine conservé.
3. Application en création de nouvelles structures documentaires
Lors de l’acquisition initiale, φ guide la répartition des ressources :
– 62% des acquisitions concernent les disciplines majeures.
– 38% couvrent les thématiques secondaires.
Cela permet de constituer des collections équilibrées dès leur création.
Il va sans dire que pour ce qui est de l’aménagement des espaces de stockage et de conservation au sein de la salle de lecture, par exemple, les rayonnages pourront être alignés selon cette proportion de φ, ce qui, a première vue, donne déjà à l’utilisateur une vision claire quant à son cheminement d’accès aux ressources les plus importantes et / ou intéressantes.
4. Priorisation du traitement et numérisation
Dans le cas d’un fonds rétrospectif, l’application de φ à la priorisation du traitement et de la numérisation constitue une approche stratégique qui optimise l’utilisation des ressources humaines, matérielles et budgétaires. En concentrant l’essentiel des efforts sur les fonds jugés prioritaires et en réservant une part équilibrée aux documents secondaires, cette méthode permet une gestion efficace, adaptée aux réalités opérationnelles. Cette priorisation repose, encore une fois, sur une évaluation minutieuse tenant compte de la valeur patrimoniale des documents, de leur état de conservation, de leur fréquence de consultation et de l’alignement avec les projets en cours. Ainsi, les fonds emblématiques ou menacés font l’objet d’un traitement immédiat, tandis que les ressources annexes sont intégrées progressivement, selon les disponibilités. Cette démarche favorise une continuité dans les opérations sans compromettre la couverture globale des collections à long terme.
L’approche du nombre d’or s’étend également à la gestion physique des espaces, en positionnant les documents essentiels à proximité des zones de traitement et de numérisation, tandis que les ressources secondaires sont conservées dans des espaces annexes.
Sur le plan numérique, les fonds principaux bénéficient d’une mise en avant immédiate dans les bases de données, tandis que les documents de moindre importance sont intégrés progressivement, reflétant ainsi une hiérarchisation claire et fluide. L’atout majeur de cette méthode réside dans sa flexibilité. Elle permet de s’adapter en continu aux réalités du terrain, en assurant une gestion équilibrée et durable.
Lorsque les contraintes budgétaires se font sentir, les efforts se concentrent sur les ressources vitales, tandis que les périodes plus favorables offrent l’opportunité de traiter les fonds secondaires sans compromettre la stabilité du projet. Cette approche évite ainsi l’écueil du traitement uniformisé et inefficace, en garantissant une préservation accrue des documents fragiles, une meilleure visibilité du patrimoine numérisé et une rationalisation des coûts. En intégrant ces principes, la gestion documentaire devient un processus évolutif qui valorise les collections tout en respectant les impératifs de durabilité et de pertinence à long terme.
Quels avantages ?
Les principaux avantages de ce modèle sont donc :
– l’harmonie et l’équilibre naturel des collections.
– la répartition optimale des ressources.
– l’accessibilité améliorée aux documents essentiels.
– un modèle universel et adaptable à toutes tailles de collections.
L’intégration du nombre d’or dans la gestion documentaire et la classification permet de structurer les collections existantes et futures de manière efficace et harmonieuse. Ce modèle favorise une croissance équilibrée et durable des fonds. Un outil de calcul automatique des proportions peut-être développé pour accompagner cette démarche qualité centrée sur les collections et qui impacte sur les parcours documentaires des utilisateurs (prototype d’outil en capture ci-dessous en fin d’article). Enfin, un système de suivi-évaluation peut être mis en place, avec recueil d’avis des usagers, pour mesurer des taux de satisfaction pouvant témoigner du degré de pertinence d’un tel modèle.
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