N° 70 – ICA-AtoM, logiciel de gestion archivistique

Ayant découvert ce logiciel dès ses premières versions il y a 04 ans, je ne m’y suis pas trop intéressé depuis, peut-être parce qu’étant extérieur au corps de métier des archivistes et leurs règles de description spécifiques. Je ne sentais pas trop, en tant que bibliothécaire, la nécessité d’en faire un centre d’intérêt. Ajoutée à cela, une culture informatique très basique qui était un frein à toute initiative d’installation du logiciel (que je trouvais compliquée) et donc de découverte de ses potentialités. Alors qu’est-ce qui a bien pu changer fondamentalement pour que ce billet puisse voir le jour ?

• Tout d’abord un intérêt professionnel, lorsqu’il m’a fallu trouver un outil capable de gérer un petit fonds d’archives institutionnelles et qui soit typiquement dédié à cela. Il est regrettable de constater la faiblesse de l’offre logicielle archivistique, comparée à celle bibliothéconomique qui foisonne de logiciels aussi bien libres que propriétaires.
• Ensuite, un désir de partager avec des collègues archivistes ou assimilés, l’existence d’un outil capable d’améliorer le traitement descriptif de leurs fonds d’archives, avec la possibilité de les rendre accessibles en ligne à l’image des OPAC de bibliothèque.

Eh bien, ICA-AtoM, c’est exactement cela et c’est performant en plus.

En effet il permet d’informatiser un fond d’archives en prenant en charge toutes les opérations archivistiques traditionnellement effectuées en mode manuel et cela dans le strict respect des normes définies par le Conseil International des Archives (CIA), qui est partie prenante et partenaire dans son développement en cours. Avec une interface simple d’utilisation, où l’utilisateur final n’éprouve aucune difficulté à prendre l’outil en main, y saisir des données, personnaliser l’application, l’administrer, etc.. Un prérequis est peut-être de maîtriser effectivement, les règles normées  de la description archivistique (Le savoir-faire de base du métier). Cependant rien de vraiment compliqué, même pour un non-archiviste comme moi, étant donné que des infobulles indicatives sont prévues, pour beaucoup de zones et leurs formulaires de saisie respectifs, et renvoient aux normes à utiliser spécifiquement. Ces normes sont généralement accessibles et consultables en ligne (ISDA , ISAAR , ISDF, ISDIAH).

 L’autre bonne chose à souligner est l’intégration possible d’extensions (plugins) relatives aux standards de métadonnées. Cela permet l’interopérabilité d’une application ICA-AtoM avec d’autres applications utilisant des protocoles semblables. Concrètement, cela veut dire qui si un fonds d’archives est informatisé avec ICA-AtoM et que soit activé le plugin du Dublin Core (sfDcPlugin), il devient de ce fait moissonnable par un moissonneur OAI, tout en donnant la possibilité d’importer et exporter des données au format XML. D’autres standards de métadonnées sont également pris en compte comme EAD (format d’encodage des données archivistiques), MODS, mais aussi des standards de métadonnées issues des normes archivistiques du CIA citées supra. Cette possibilité d’interopérabilité offerte par les extensions de métadonnées crée par exemple, une passerelle entre les mondes archivistique et bibliothéconomique, qui peuvent ainsi communiquer en utilisant des protocoles d’échange de données, ce qui est impossible dans un environnement numérique inexistant ou classique.

L’objet de ce billet n’est pas de disserter sur les procédures d’installation et d’utilisation de l’application, je réserve cela à la présentation ci-dessous qui, je l’espère, pourra aider les intéressés à le faire. Néanmoins je voudrais juste dire quelques mots sur l’installation que j’ai faite. C’est une installation en local sous Windows 7 avec  Wampserver pour le serveur Web. A ce niveau je conseille de télécharger la version WampServer2.1^e disponible dans Sourceforge. Mon installation initiale sur Wampserver2.2 n’ayant pas marché. La version téléchargée d’ICA-AtoM est la 1.2, la  version 1.3 étant prévue pour septembre prochain. Des ressources supplémentaires (démo en ligne, manuel d’utilisateur, lien de téléchargement,…) peuvent être eues sur le site du logiciel.

Ceci est juste une contribution qui vise à enrichir celles qui concernent l’informatisation des fonds d’archives et avec le souci de toujours inciter les collègues aux moyens limités, à découvrir pour certains, des solutions logicielles libres et les adopter pour mieux améliorer leur offre de services professionnels.

Au fait, vu que ICA-AtoM permet de disposer d’un instrument de recherche public accessible en ligne, quel pourrait être l’appellation consacrée pour faire OPAC à l’instar des bibliothèques, OPAF peut-être, pour Online Public Access Finding Aid ?